Bogføring for IT-virksomheder og softwareudviklere

En dansk IT-virksomhed sælger typisk software eller tid, ofte begge dele. Det lyder enkelt. Men i bogføringen åbner det fire problemstillinger, de fleste revisorer ikke har siddet med: SaaS-moms på tværs af EU, cloud-omkostninger fra USA, medarbejderaktier og B2B-ydelser til tredjelande.

Vi bogfører for SaaS-virksomheder, konsulenthuse og softwareudviklere. Her er det, vi oftest ser gå galt.

SaaS og EU-moms

Sælger du et SaaS-abonnement til en virksomhed i et andet EU-land med gyldigt VAT-nummer, skal der ikke lægges dansk moms på. Det er omvendt betalingspligt, og kunden afregner momsen selv i sit hjemland.

Salg til privatpersoner (OSS)

Sælger du SaaS til en privatperson i EU, er det OSS (One Stop Shop). Du opkræver destinationsmoms, altså tysk moms til en tysk kunde, og afregner det samlet gennem dansk SKAT hvert kvartal.

Typiske fejl vi rydder op efter

Det vi oftest rydder op efter: danske IT-virksomheder opkræver 25 % moms på alt salg, også til B2B-kunder i Tyskland, som så ikke kan fradrage momsen korrekt. Det bliver surt, når de opdager det.

Cloud-omkostninger (AWS, Azure, GCP)

Cloud-regninger fra USA eller Irland (hvor Amazon EMEA ligger) er B2B-køb med omvendt betalingspligt. Du skal afregne 25 % dansk moms på din egen momsangivelse og fradrager samme beløb i indgående moms.

Konsekvenser ved forkert kontering

Bogfører din bogholder AWS-regningen som en almindelig udenlandsk faktura uden at indberette erhvervelsesmomsen, ender du med en kontrol fra SKAT og efterbetaling 6-24 måneder tilbage.

Automatisk omvendt betalingspligt

Vi sætter det op automatisk. AWS-fakturaen kommer ind, dansk moms beregnes og bogføres både som indgående og udgående. Nettoeffekten er 0 kr., men dokumentationen er der.

Medarbejderaktier og warrants

Medarbejderaktier (Employee Stock Options, warrants, RSU'er) er blevet standardværktøj i danske startups. Skattemæssigt er de en labyrint.

Hovedmodeller i Danmark

Hovedmodeller i DK:

Ligningslovens § 7P

• Ligningslovens § 7P. Medarbejderen beskattes først ved salg, ikke ved tildeling. Kræver godkendelse og maksbeløb.

Almindelige warrants

• Almindelige warrants. Beskattes ved udnyttelse, altså forskellen mellem strike-pris og markedsværdi.

Phantom stocks og SAR

• Phantom stocks / SAR. Ingen egentlige aktier, kun kontant udbetaling. Beskattes som løn.

Vi sætter warrant-programmerne op sammen med jeres advokat og holder regnskabet opdateret løbende.

Time-tracking for konsulenttimer

Fakturerer du timer (konsulentopgaver, custom development), skal timeregistreringen hænge sammen med bogføringen. Harvest, Toggl, Clockify, Everhour, alle integrerer med Dinero, Billy eller e-conomic.

Konsekvenser uden integration

Uden integration bliver timeregistreringen en ø. Du kan ikke se projektrentabilitet eller utilization.

Salg til tredjeland (USA, UK, Norge, Schweiz)

B2B-salg af software og tjenester til virksomheder i tredjeland er typisk uden moms. Ydelsen leveres der hvor kunden er. Du skal stadig have kundens momsnummer eller et NAT-nr. som dokumentation.

B2C-salg og lokale salgsskatter

B2C-salg til tredjeland er momsfrit, men du skal overveje lokale salgsskatter. US sales tax (ingen pligt medmindre du har nexus) eller UK VAT (pligt over GBP 85k).

Hvad koster det?

IT-konsulent i enkeltmand eller lille ApS: 1.995-2.995 kr/md. Mellemstor SaaS-virksomhed med internationalt salg, medarbejderaktier og 5-15 ansatte: 3.495-4.995 kr/md.