Skift fra Dinero til e-conomic - sådan gør du

Vi har flyttet 20+ klienter fra Dinero til e-conomic. Vi har også overtaget klienter fra andre bogholdere, der lavede overførslen forkert, og brugt 60 timer på at rydde op. Det er grunden til, at denne artikel findes.

Du startede i Dinero. Det virkede fint. Så blev I 6 ansatte, bilagsstrømmen voksede, projektregnskab blev et krav, og nu knirker Dinero. Skiftet er ikke trivielt. Gøres det sjusket, mister du historik, momssaldo og åbne fakturaer - og det koster mere at rette end at gøre rigtigt fra starten.

Er det faktisk tid?

Skiftet bliver reelt relevant, når du krydser to eller flere af disse af:

• Over 5-8 ansatte.
• Over 500 bilag om måneden.
• Behov for projektregnskab i flere dimensioner.
• Delvis momsfritagelse (klinikker, blandet omsætning).
• Specialintegrationer (Minuba, Rackbeat, Ordrestyring, større webshop).
• Ledelsesrapporter der skal leveres månedligt.

Krydser du ikke to punkter af, så bliv i Dinero. e-conomic er dyrere, mere komplekst, og selve skiftet koster 2-4 ugers rod. Det er ikke et prestigeskridt. Det er en nødvendig investering, når du har vokset dig færdig med det forrige værktøj.

Processen (2-4 uger)

Uge 1: Forberedelse

Vi gennemgår din nuværende Dinero-opsætning: konteringsregler, åbne fakturaer, varelager, momshistorik. Så kortlægger vi, hvordan alt skal mappe til den nye e-conomic-struktur.

Samtidig etablerer vi e-conomic-abonnementet, vælger pakke og aftaler dimensionsstrukturen. Det sidste er den beslutning, klienter hader mest og undervurderer mest. Det er også den, der afgør, om rapporterne er brugbare om et år.

Uge 2: Opsætning

Kontoplanen tilpasses. Kunde- og leverandørkartotek importeres fra Dinero. Integrationer konfigureres: Kontolink, bank-sync, lønmodul, branchetools. Moms-opsætningen kontrolleres manuelt, linje for linje.

Uge 3: Historik

Det farligste skridt. Vi eksporterer historik fra Dinero og importerer den i e-conomic. Åbne fakturaer, leverandørgæld, varelager, afskrivninger. Alt skal matche på kronen.

De fejl vi har ryddet op efter, når andre har stået for migrationen:

• Åbne fakturaer importeret som fuldt betalte. Pludselig var 180.000 kr. i tilgodehavender væk fra bøgerne.
• Momssaldoen uafklaret mellem de to systemer. Første momsangivelse i e-conomic var forkert med 40.000 kr.
• Afskrivningsgrundlag ikke overført. Klienten mistede 60.000 kr. i fortsatte afskrivninger over tre år, inden vi opdagede det.
• Lønhistorik ikke importeret. Nye lønkørsler manglede grundlag for ferie og anciennitet. Det var medarbejderne, der opdagede det, ikke bogholderen.

Uge 4: Go-live

Den første måned kører vi parallel-drift. Bilag bogføres i Dinero som backup og i e-conomic. Det fanger de konfigurationsfejl, der ellers først dukker op ved månedsafslutningen.

Efter første momsangivelse og månedslukning lukker vi Dinero-kontoen. Dinero-data gemmes som eksport i 5 år, jf. opbevaringspligten.

Hvad det koster

Den direkte regning:

• Vores honorar for migrationen: 5.000-15.000 kr. engangs.
• e-conomic fra dag ét: 185-685 kr/md afhængigt af pakke.
• Kontolink (hvis valgt): 75-200 kr/md.
• Lønmodul: 200-500 kr/md afhængigt af antal ansatte.
• Specialintegrationer: 0-300 kr/md per styk.

Samlet ekstra driftsomkostning efter skiftet: typisk 400-800 kr/md. Vores løbende honorar stiger også lidt, fordi e-conomic kræver mere aktiv opsætning.

Besparelsen på tid og fejlrettelser, særligt i projektregnskab og rapportering, overstiger normalt de ekstra omkostninger flere gange.

Det går galt, når folk gør det selv

1. Dimensionsstruktur sat forkert fra start

Klienter splitter på kunde, afdeling og medarbejder uden at tænke over, hvordan de faktisk vil bruge rapporterne. Seks måneder senere er data ubrugelig, og man kan ikke bare justere. Man må genkontere.

Vi bygger dimensionsstrukturen baglæns fra de rapporter, ledelsen faktisk skal kigge på hver måned. Ikke fra et tomt diagram.

2. Moms-opsætningen følger ikke branchen

e-conomic har rigeligt med momskoder. Passer kontoplanen ikke til branchens faktiske momssituation, bliver næste angivelse forkert. Det opdager man typisk, når brevet fra Skattestyrelsen ligger i digital post.

3. Integrationer ikke testet parallelt

En klient kobler Shopify på e-conomic direkte uden at teste ordreflowet. Ved første Black Friday falder synkroniseringen, og 300 ordrer ligger uden bogføringsspor. Vi har haft den samtale. Den er ikke sjov.

4. Historikken bliver forkludret

Vi har overtaget klienter fra andre bogholdere, hvor historikoverførslen var halvgjort. Vi har brugt 40-80 timer på at rekonstruere 6-12 måneders data. Det er dyrere, mere tidskrævende og mere pinligt end at gøre det rigtigt første gang.

Hvor lang tid det faktisk tager

Med os: 2-4 uger fra beslutning til go-live.

Gør du det selv: 6-12 uger, 30-80 timers eget arbejde, plus de fejlrettelser der dukker op ved månedsafslutninger det næste halve år.

Overvej alternativerne først

Før du skifter, så spørg om du skal:

• Opgradere Dinero-pakken. Større bilagsvolumen og flere brugere kan ofte rummes uden et skift.
• Tilføje Zenegy som lønmodul (integrerer direkte med Dinero), hvis løn er hovedproblemet.
• Skifte til Billy i stedet. Er projektregnskab det eneste behov, er Billy nok ni ud af ti gange.

Vi tager altid samtalen, inden vi anbefaler et skift. e-conomic er ikke altid svaret. Det er bare det svar, de fleste tror er det rigtige, før de har prøvet de andre muligheder.