Bogføring for detailhandel og butikker

En detailbutik har fire ting i bogføringen, der skal være skarpe. Godkendt kasseapparat, jævnlig lageroptælling, korrekt momsopdeling på produktkategorier og afskrivning af butiksinventar. Mangler én af dem, bliver et SKAT-besøg en dårlig dag.

Vi bogfører for tøjbutikker, boghandlere, specialbutikker, lædervarer og nichebutikker i både København og provinsen.

Kasseapparatet

Lovkrav og godkendte systemer

Siden 2019 er et elektronisk kasseapparat lovpligtigt for detailbutikker med direkte kundekontakt. Det skal være et godkendt system med låste posteringer, Shopify POS, Lightspeed, Salescloud, CleverPOS eller noget i den retning.

Integration til bogføringen

Integrationen til bogføringen er det, der gør forskellen. Dagsrapporten ryger automatisk over og bliver splittet på produktkategorier og moms. Uden den integration bruger du 6-10 timer om måneden på manuel indtastning.

Lagerværdi

Hvor ofte skal du tælle

Lageret skal optælles mindst én gang om året ved regnskabsårets slutning. Har du mere end 300.000 kr. på lager, anbefaler vi, at du tæller oftere.

Sådan dokumenterer du svind

Optællingen dokumenteres med kostpriser, ikke salgspriser. Forskellen mellem bogført lagerværdi og det, du rent faktisk har på hylderne, er svind eller tilvækst, og den skal reguleres.

For butikker med mere end 500.000 kr. på lager sætter vi kvartalsvis optælling op. Det fanger både svind og forældede varer, inden de vælter ud som en stor nedskrivning ved årsafslutning.

Moms på produktkategorier

Standardsatsen på 25 %

De fleste varer har 25 % moms. Undtagelserne er aviser og tidsskrifter med 0 %. Bøger, kosttilskud og medicin er alle 25 %, selvom mange tror andet.

Når kasseapparatet skal splitte

Sælger du varer med forskellig momssats, en boghandel med aviser, en specialbutik med apotekervarer, skal kasseapparatet splitte rigtigt. De fleste systemer har produktkategorier med egen momskode pr. kategori. Det skal bare sættes op én gang.

Returneringer og byttehandel

Returneringer som kreditnota

Returneringer skal bogføres som kreditnota, ikke som et negativt salg. Kreditnotaen refererer til den oprindelige salgsordre, og momsen bliver håndteret rigtigt.

Byttehandel er to transaktioner

Byttehandel, hvor kunden bytter den ene vare til en anden, er to særskilte transaktioner. Returnering af den gamle og salg af den nye. Ellers ender momsen et sted, den ikke skal være.

Sæson og nedskrivning

Hvornår skal du nedskrive

Tøj, lædervarer, sæsonprodukter. Lageret mister værdi over tid. Ved regnskabsårets afslutning skal du vurdere, om markedsværdien er lavere end den bogførte kostpris.

Et konkret eksempel

En vinterkollektion, der er bogført til 100.000 kr. i kostpris, men som realistisk set kun kan sælges for 40.000 kr. på udsalg, skal nedskrives med 60.000 kr. Det er en fradragsberettiget omkostning.

Personale

Butikspersonale, sæsonansatte til jul, studentermedhjælpere og vikarer ved sygdom. Timelønnede, fastlønnede, forskellige vagtplaner. Landsoverenskomsten for Detail mellem HK og Dansk Erhverv er standard.

Hvilket regnskabsprogram

Mindre butik med 1-2 ansatte: Dinero med POS-integration.

Middelstor butik med 5-10 ansatte eller webshop: Billy eller e-conomic.

Kæde: e-conomic med afdelingsbogføring.

Hvad koster det

En mindre butik ligger på 1.495-1.995 kr. om måneden. En middelstor butik med flere ansatte og webshop ligger på 1.995-2.995 kr., alt inkluderet, kasse, moms, løn, lager og årsregnskab.