MobilePay Erhverv - sådan bogfører du det i praksis

MobilePay Erhverv lyder enkelt - indtil du skal bogføre det. Kunden betaler 250 kr., og tre dage senere lander 247,50 kr. på din konto, buntet sammen med 12 andre transaktioner i én samlet udbetaling. Gebyret er på en separat linje. Og momskategorien er måske ikke den du regnede med.

Vi bogfører MobilePay Erhverv for over 40 klienter: cafeer, take-away, markedsboder og foreninger. Nedenfor er den opsætning vi bruger, og de fejl vi oftest rydder op efter.

Sådan fungerer udbetalingerne

MobilePay samler transaktioner i batch-udbetalinger. Du vælger selv om de skal komme dagligt, ugentligt eller månedligt. Sjældnere udbetalinger giver lavere gebyr, men gør afstemningen mere tidskrævende.

Hver udbetaling har tre linjer på kontoudtoget:

• Bruttosalg: summen af alle kundebetalinger i perioden.
• Gebyrer: 0,75 kr. plus 0,95 procent per transaktion som udgangspunkt.
• Nettoudbetaling: det beløb der faktisk lander i banken.

I teorien overskueligt. Men det falder fra hinanden når én transaktion refunderes, en betaling fejler, eller du får en ekstra regning for chargebacks. Saldoen stemmer ikke, og du er nødt til at grave transaktionsudtrækket frem.

Integration med Dinero

Dinero har en officiel MobilePay Erhverv-integration. Du finder den under Integrationer, og den er gratis. Hver udbetaling bliver automatisk til en postering i Dinero med gebyret på sin egen linje, og den matches mod bankkontoen.

Den er dog ikke fejlfri. Integrationen laver ét samlet salgsbilag per udbetaling uden opdeling på varekategorier eller momssatser. Sælger du kun varer med 25 procent moms, er det fint nok. Men sælger du eksempelvis kage (25 procent) og ét-formål gavekort (moms afregnes ved udstedelsen) eller flere-formål gavekort (moms afregnes ved indløsningen), bliver bogføringen forkert.

Integration med Billy

Billy har ingen officiel MobilePay-integration. Du kan eksportere CSV fra MobilePay Business og importere manuelt, eller bruge en bro som Ageras eller Storebuddy. Vi bruger typisk ugentlig CSV-import. Det tager 10 minutter og giver mulighed for at fange fejl mens de er friske.

De fejl vi ser igen og igen

• Gebyrer bogføres som omsætning i stedet for fradragsberettiget driftsomkostning. Resultatet er at du betaler moms af penge du aldrig har modtaget.
• Moms splittes ikke på varekategorier. Ét-formål gavekort skal have moms afregnet ved udstedelsen, flere-formål gavekort ved indløsningen. Klassificeringen afhænger af om leveringssted og momssats er kendte på udstedelsestidspunktet. Momsfri varer der fejlagtigt får 25 procent er et lignende problem.
• Refunds bogføres som negativ omsætning i stedet for kreditnotaer med reference til det oprindelige salg. SKAT kan ikke følge sporet.
• Chargebacks overses helt. En kunde klager til sin bank, MobilePay trækker beløbet tilbage, og hvis du ikke opdager det på kontoudtoget, ender du med en omsætning der er højere end den reelle.

Opdeling på varekategorier

Det her er den største udfordring for de fleste. En café sælger kaffe, kage, frokost, merchandise og gavekort, alt via samme MobilePay. Uden en opdeling er momsangivelsen forkert og varebidragsrapporten ubrugelig.

Vores tilgang: hvis kassesystemet understøtter produktkoder ved checkout, opsætter vi MobilePay til at modtage salget allerede splittet. Kan POS-systemet ikke det, kører vi en ugentlig opdeling baseret på Z-rapporten fra kasseapparatet. Kasse og MobilePay skal stemme hver dag; gør de ikke det, er der noget galt.

Moms i praksis

Kort sagt: 25 procent på alt momspligtigt salg. For gavekort gælder at ét-formål afregnes med moms ved udstedelsen, mens flere-formål afregnes ved indløsningen. Refusioner er ikke momsfrie; de håndteres via kreditnota, hvor udgående moms (25 procent) reduceres svarende til den oprindelige momspligtige levering. Gebyrer er fradragsberettigede omkostninger og aldrig omsætning.

Den fejl vi ser hyppigst: klienten bogfører netto-udbetalingen som omsætning. Det er forkert. Bruttoen er omsætningen, og gebyret er en separat omkostning. Gør du det omvendt, betaler du moms af gebyrer der allerede er trukket fra.

To konkrete eksempler fra klienter

En cafékæde havde ikke bogført chargebacks i 6 måneder. Omsætningen stod 45.000 kr. for højt i regnskabet, og momsen var overbetalt med 9.000 kr. Vi rettede det over en weekend og fik pengene retur fra SKAT.

En take-away bogførte alle MobilePay-udbetalinger med 25 procent moms, selvom 30 procent af salget var gavekort. SKAT opdagede det ved et tilsyn. Vi hjalp med at rekonstruere historikken og fik momsangivelsen korrigeret bagud.

Begge fejl var undgået med en korrekt opsætning fra dag ét. Det er en samtale på 30 minutter med os, og den sparer typisk 10.000-50.000 kr. over et år.

Hvad koster bogføringen

Mindre klienter med MobilePay som primær betalingsmetode, typisk en café eller en mindre butik, ligger på 995-2.495 kr. om måneden alt inkluderet. Større restauranter med POS-system og MobilePay betaler typisk 1.995-3.495 kr./md.