Lønadministration

Lønadministration er alt det praktiske, der skal på plads, for at dine medarbejdere får den rigtige løn til tiden. Lønsedler, indberetning til eIndkomst, feriepenge, pension, ATP og de tillæg og fradrag, der hører til. Det lyder overskueligt, indtil en medarbejder skifter skattekort midt i måneden, eller en fratrædelse skal ferieafregnes.

Hos Digi-Tal kører vi løn for virksomheder hver måned, fra den første ansatte til teams på 20-30 medarbejdere. Vi arbejder i Danløn, Salary, Zenegy, Intect og MDC Løn, og lønnen bogføres direkte i dit regnskab, så tallene passer hele vejen rundt. Priserne starter ved 150 kr. ekskl. moms pr. lønseddel.

Hvad er lønadministration?

Lønadministration er arbejdet med at beregne, udbetale og indberette løn til de ansatte, og at holde styr på det, lønnen trækker med sig: skat, ferie, pension og arbejdsgiverbidrag. Opgaven er grundlæggende den samme, uanset om I er to eller tredive. Det er antallet af undtagelser, der vokser med antallet af medarbejdere.

En lønkørsel består af fire trin:

• Grundlaget. Timer, fravær, ferie, tillæg og de ændringer i ansættelserne, der er sket siden sidste kørsel.
• Beregningen. Bruttoløn, AM-bidrag, A-skat efter medarbejderens skattekort, pension, ATP og fradrag som fri telefon eller frokostordning.
• Udbetalingen. Nettolønnen på medarbejderens konto på den aftalte løndato, og lønsedlen klar samtidig.
• Indberetningen. eIndkomst til Skattestyrelsen, feriepenge og de arbejdsgiverbidrag, der opkræves ved siden af lønnen.

Går et af de fire trin galt, opdager du det sjældent selv. Du opdager det, når medarbejderen ringer, eller når der kommer en henvendelse fra Skattestyrelsen.

Indberetningerne, der følger med lønnen

Lønnen er ikke afsluttet, når pengene står på medarbejderens konto. Bagefter ligger en række indberetninger, og de har hver deres frist.

eIndkomst. Er I en lille eller mellemstor virksomhed, altså med et samlet AM-bidrag under 250.000 kr. og en samlet A-skat under 1 mio. kr., skal lønnen indberettes senest den 10. i måneden efter lønmåneden. December-lønnen har frist den 17. januar. Overskrider I bare en af de to grænser, regnes I som stor virksomhed, og så rykker fristen frem til sidste bankdag i selve lønmåneden. Falder en frist i en weekend eller på en helligdag, rykkes den til næste bankdag.

ATP. ATP-bidraget beregnes i lønkørslen hver måned, men det opkræves kvartalsvis gennem Samlet Betaling sammen med de øvrige arbejdsgiverbidrag. Det forvirrer mange, fordi beløbet på lønsedlen og beløbet på opkrævningen ikke rammer den samme måned. Bliver bidraget ikke hensat undervejs, kommer kvartalsregningen som en overraskelse.

Ferie. Timelønnede optjener feriegodtgørelse på 12,5 % af den ferieberettigende løn, som indberettes løbende. Funktionærer, der får løn under ferie, får i stedet et ferietillæg på 1 % af lønnen. To forskellige regnestykker i den samme lønkørsel, hvis I har begge typer ansatte.

Hvad er inkluderet, og hvad koster ekstra?

Prisen pr. lønseddel dækker den faste, tilbagevendende del af lønadministrationen. Den fylder mest, og den ser ens ud hver måned:

• Lønkørsel og lønsedler klar til den aftalte løndato.
• Indberetning til eIndkomst inden fristen.
• Feriepenge, ATP, pension og de faste tillæg og fradrag, I har aftalt med medarbejderne.
• Ind- og udmeldinger af medarbejdere, nye skattekort og ændringer i løn.
• Bogføring af lønnen i dit regnskab, så lønkonti og skyldige poster stemmer.
• Spørgsmål fra dig og dine medarbejdere om lønsedlen. Vi svarer typisk samme dag.

Andre opgaver ligger uden for den faste pris, fordi de ikke kommer hver måned og sjældent tager lige lang tid:

• Opsætning af et nyt lønsystem eller flytning fra et andet bureau, hvor stamdata, lønsaldi og feriesaldi skal overføres og afstemmes.
• Ekstra lønkørsler ud over den aftalte, for eksempel en bonuskørsel eller en ny kørsel efter en løn, der allerede er godkendt.
• Oprydning i fejl fra tidligere perioder, herunder korrektioner i eIndkomst bagud i tid.
• Refusioner, der kræver sagsbehandling, som barselsrefusion og sygedagpengerefusion.
• Personalejura, ansættelseskontrakter og fortolkning af overenskomster. Det er ikke lønadministration, og der henviser vi videre til en rådgiver.

Prisen på den slags får du at vide, inden opgaven går i gang, ikke bagefter på fakturaen. Aftalen har ingen bindingsperiode, og opsigelsesfristen er en måned.

Lønsystemer vi kører i

Vi kører løn i Danløn, Salary, Zenegy, Intect og MDC Løn. Bruger I allerede et af dem, overtager vi adgangen og fortsætter, hvor I slap. Skal I skiftes over, sætter vi systemet op og flytter stamdata og saldi, så den første kørsel hos os ligner den sidste hos jer.

Alle fem kører online, så du kan logge ind og se præcis det samme som os, og medarbejderne henter selv lønsedlen i systemets app eller portal. Aftalen med lønsystemet står i dit navn. Det betyder, at du kan tage lønnen hjem igen eller flytte den videre uden at starte forfra med data.

Hvad gør lønadministrationen effektiv?

Effektiv lønadministration handler mindre om systemet, end folk tror, og mere om hvor data kommer fra. Timerne går sjældent på selve lønkørslen. De går på at jagte timesedler, finde ud af om en medarbejder holdt ferie eller var syg, og rette op bagefter.

Det, der flytter mest:

• Én kilde til timer og fravær, som medarbejderne selv registrerer i, i stedet for beskeder spredt over sms, mail og sedler på kontoret.
• En fast skæringsdato, hvor alt skal være inde. Uden den bliver hver måned en forhandling om, hvornår lønnen kan lukkes.
• At lønnen bogføres det samme sted, som den køres. Så skal der ikke afstemmes mellem to leverandører bagefter.
• At nogen kigger på afvigelserne før kørslen. En medarbejder med 40 % mere i løn end sidste måned er enten forfremmet eller en tastefejl.

Når det er på plads, tager en lønkørsel for ti medarbejdere sjældent mere end en halv time. Er det ikke på plads, kan den samme kørsel æde en formiddag, og den formiddag ligger altid i den travleste uge.

Løn og bogføring hænger sammen

Lønnen ender altid i regnskabet. Nettolønnen, A-skatten, AM-bidraget, feriepengene og pensionen skal hver især lande på den rigtige konto, og de skyldige beløb skal blive stående, til de er betalt. Kører løn og bogføring to forskellige steder, er det dig, der sidder med afstemningen imellem dem. Når vi gør begge dele, bogføres lønnen automatisk, og din digitale bogholder har det fulde overblik. Kører du allerede bogføringen hos os, er løn en naturlig tilføjelse.

Hvad koster lønadministration?

Lønadministration starter fra 150 kr. ekskl. moms pr. lønseddel. Den endelige pris afhænger af antallet af lønsedler, og af hvor meget der skal håndteres ud over den faste kørsel. Vil du se regnestykket holdt op mod at køre lønnen selv i et lønsystem eller at ansætte en lønbogholder, har vi stillet tallene op i hvad koster lønadministration. Book en gratis regnskabsanalyse, hvis du hellere vil have en konkret pris på jeres situation med det samme.

De enkelte lønydelser

Lønadministration kan løses på flere måder, og navnet skifter alt efter hvem du spørger. Vi har beskrevet dem hver for sig:

• Outsourcing af løn, hvis du vil lægge hele lønfunktionen ud af huset.
• Lønservice, hvis du vil have lønkørslen som en fast månedlig ydelse med en aftalt deadline.
• Lønbogholder, hvis du mangler en person til opgaven, men ikke vil ansætte en.
• Lønadministration for håndværkere, hvis I kører 14-dages løn, lærlinge og overenskomst.
• Hvad koster lønadministration, hvis du først og fremmest vil se tallene.
• Indberet løn til eIndkomst, hvis du selv kører lønnen og vil være sikker på fristerne.
• Lønsystemer sammenlignet, hvis du mangler at vælge system, før du beslutter dig for resten.

Sådan kommer vi i gang

1. En kort snak om, hvor mange I er, hvilke lønarter I har, og hvordan I kører løn i dag.
2. Vi overtager det lønsystem, I allerede har, eller sætter jer op i det, der passer bedst.
3. Vi kører første lønkørsel og gennemgår den sammen med dig, før den bliver godkendt.
4. Faste lønkørsler til den aftalte dato hver måned, med indberetningerne klaret inden fristen.

Skal vi tage over din løn?

Ring til Morten på +45 70 60 42 82, eller book en gratis 30-minutters snak, så finder vi ud af, om vi er det rigtige match. Vil du se, hvordan vi arbejder med resten af regnskabet, kan du læse om vores bogføring her. Vi svarer typisk samme dag.