Klarna bogføring - OSS, returneringer og gebyrer
Klarna er simpel i kassen og kompliceret i bogføringen. Gebyrer trækkes fra udbetalingen, OSS-momsen skal håndteres på EU-salg, og returneringer skal matche originalsalg. Sådan gør vi det.
Vi hjælper med opsætning og bogføring
Vi sætter op, implementerer og overtager bogføringen. Book en gratis analyse og hør, hvad vi kan gøre for jer.
Kortbetaling (Dankort/Visa/Mastercard) er mest udbredt på danske webshops, MobilePay er nr. 2, og Klarna hører til under "køb nu, betal senere". Pay Now, Pay Later og ratebetaling samlet i én kasse. For kunden er det gnidningsløst. For bogholderen er der tre ting at håndtere hver måned: gebyrer, OSS-moms på EU-salg og returneringsflow.
Vi bogfører Klarna for 20+ webshops. Her er den proces der virker, og de fejl vi oftest ser. Har du brug for det store billede, har vi en guide til bogføring for webshops.
Hvordan Klarna udbetaler
Klarna tilbyder typisk udbetalingsintervaller som dagligt, ugentligt, hver 14. dag eller månedligt. Den konkrete frekvens fastsættes i merchant-aftalen. Hver udbetaling består af:
- Bruttosalg i perioden.
- Klarna-gebyrer (1,99-3,29 procent alt efter aftale, plus fast gebyr per transaktion).
- Returneringer trukket fra.
- Netto-udbetaling til din bank.
Det lyder enkelt, men gebyrerne er differentierede. Pay Later har højere gebyr end Pay Now. Pay in 3 er noget tredje. Og sælger du til private i Tyskland på Pay Later, gælder en helt anden sats.
Gebyrerne
Klarna-gebyret er en driftsomkostning, ikke en reduktion af omsætningen. Det lyder banalt, men vi ser løbende webshops der bogfører netto-udbetalingen som omsætning. Det koster dig moms du aldrig har modtaget.
Korrekt bogføring: bruttoen er omsætning med moms. Gebyret er en driftsomkostning uden moms, da Klarna er svensk/tysk og fakturerer med reverse charge til danske kunder. Det afgørende er at bogføringen stemmer med Klarnas settlement-rapport og ikke bare med bankindsættelsen.
OSS-moms på EU-salg
Bruger du Klarna på en dansk webshop der sælger til private i andre EU-lande, gælder OSS-reglerne. Klarna opkræver den lokale moms i checkout (19 procent til Tyskland, 20 procent til Frankrig osv.), og den skal bogføres korrekt så du kan afregne via OSS-portalen.
Klarna leverer settlement-rapporten i CSV eller via API. Rapporten har bestemmelsesland på hver transaktion. Sender din integration (Shopify, WooCommerce, Magento) lande-information videre, matcher det automatisk. Gør den ikke, er der håndsortering til hver måned.
De fleste af vores klienter bruger Storebuddy til at samle Klarna-salget og sende OSS-bogføringen videre til e-conomic. Uden et mellemled bliver det manuelt arbejde.
Returneringsflow
En kunde returnerer en vare. Klarna trækker beløbet fra næste udbetaling. Momsloven kræver en kreditnota ved returnering; det er god praksis (ikke et lovkrav) at referere til den oprindelige faktura. Ikke bare som en negativ omsætning.
Det er det første revisor kigger på. Vi bygger kreditnotaer manuelt ud fra settlement-rapporten, én kreditnota per retur. Det tager 1-2 minutter per styk når processen først er på plads.
Dispute og chargeback
Klarna har en dispute-proces hvor kunden kan bestride et køb. Indtil sagen er afklaret, tilbageholder Klarna beløbet. Afgøres den i kundens favør, er det reelt en kreditnota. Afgøres den i din favør, udbetales beløbet.
Vi sætter en mellemkonto op kaldet Klarna disputes. Tilbageholdte beløb parkeres der, indtil sagen er afgjort, og flyttes derefter til enten omsætning eller kreditnota. Det holder omsætningsrapporten ren.
Typiske fuckups
- Netto-udbetalingen bogført som omsætning. Moms forkert for 2-5 procent af omsætningen.
- OSS-moms konteret som dansk moms. Moms-angivelsen bliver forkert, og OSS-afregningen mangler.
- Returneringer bogført som negativ omsætning uden kreditnotaer. SKAT-problem.
- Gebyrer bogført med 25 procent dansk moms i stedet for reverse charge. Moms-angivelsen bliver forkert.
- Settlement-rapporten afstemmes ikke mod banken. Små saldo-differencer hober sig op og er svære at spore måneder senere.
Hvordan vi håndterer det hos klienter
Første skridt: vi henter settlement-rapporten via API-træk ind i Dinero eller e-conomic hver uge. Brutto, gebyrer og returneringer splittet korrekt. Moms splittet på EU-land til OSS.
Andet skridt: månedsafstemning. Klarna-udbetalinger matches mod banken. Åbne disputes flyttes til mellemkonto. Kreditnotaer oprettes for returer. Typisk 30-60 minutter per måned hos en mellemstor webshop.
Tredje skridt: kvartalsvis OSS-angivelse via TastSelv Erhverv. Rapporten trækkes fra e-conomic og matcher Klarna-settlementet.
Hvad koster det
En webshop med Klarna, 200-1.000 ordrer om måneden, OSS-registreret og på e-conomic eller Dinero: 1.995-3.995 kr. om måneden hos os, alt inkluderet.
Ofte stillede spørgsmål
Skal vi sætte det op og overtage bogføringen?
Vi arbejder i Dinero, Billy og e-conomic hver dag. Book et uforpligtende møde, så tager vi en snak om opsætning og løbende bogføring.