Bogføring for restauranter

Driver du restaurant, café eller take-away, er der fire ting du skal forholde dig til, som de fleste andre brancher slipper for: et kasseapparat der skal være godkendt, moms der afhænger af om gæsten spiser i huset eller tager maden med, drikkepenge der skal håndteres korrekt, og en personaleomsætning der gør lønkørsel til noget, der aldrig rigtig er færdigt.

Vi kører bogføringen for caféer, burgerbarer, à la carte-restauranter og take-away-koncepter. Det du finder herunder, er det vi oftest får spørgsmål om, og det vi oftest rydder op i.

Kasseapparatet

Fra 2024 er kravene til elektroniske kasseapparater strammet i restaurationsbranchen. Kontanter i skuffen og en papirstrimmel holder ikke. SKAT kan kræve kassedata udleveret, og posteringer skal være låst. Det kræver i praksis et godkendt POS-system som Ordr, Lightspeed, Salescloud eller CleverPOS, der ikke tillader sletning eller redigering efter lukketid.

Integrationen er det der tæller. Dinero trækker dagsrapporten direkte fra Ordr. Billy har plug-in til Salescloud. e-conomic snakker med de fleste systemer. Sender dit POS ikke dagsrapporten automatisk videre, bruger du 8-10 timer ekstra om måneden på manuel indtastning. Det er tid du ikke får igen.

Moms er to ting

Serveret mad, take-away og alkohol ligger alle på 25 %. Så langt er det enkelt.

Punktafgiften på alkohol er det der komplicerer billedet. Køber du en kasse øl hos grossisten, betaler du moms plus punktafgift. Momsen kan du fradrage. Punktafgiften er en del af prisen og kan ikke fradrages særskilt. Og i visse tilfælde er der forskel på serveret alkohol og take-away-alkohol.

De fejl vi oftest støder på:

• Medarbejderfrokost bogført som ren driftsudgift. Den er et personalegode og skal splittes.
• Cateringsalg blandet sammen med servering i huset. Catering uden for huset følger andre momsregler ved større arrangementer.
• Gaver til gæster ved jubilæer eller åbningsreceptioner konteret som markedsføring. En del af momsen kan ikke fradrages.

Drikkepenge

Ét spørgsmål afklarer det hele: passerer drikkepengene restaurationens konto, eller går de direkte til tjeneren?

Giver en gæst 50 kr. kontant til tjeneren, og pengene aldrig rører din kasse, er det tjenerens personlige indkomst. Du er ude af billedet.

De fleste POS-systemer trækker kortbetalinger gennem restaurationens konto. Gæsten tipper 50 kr. på kortet, det lander hos dig, og du skal sende dem videre. Fra det øjeblik pengene passerer din konto, er det A-indkomst. Du skal indeholde A-skat og AM-bidrag og indberette via eIndkomst, hele molevitten.

Vi sætter POS op så drikkepenge konteres på en særskilt konto og udbetales direkte til personalet efter hver vagt, uden at de tæller med i omsætningen. Det sparer både skat og administration.

Svind og varelager

En restaurant med 50 couverter om dagen har typisk et svind på 2-4 % af omsætningen. Ost der bliver for gammel. Bøffer der brænder på. Vin der åbnes og ikke drikkes ud. Bogføres svindet ikke, ender du med et varelager der ser større ud på papiret end i virkeligheden, og et årsregnskab der pynter mere end det bør.

Vi sætter ugentlig lagertælling op. 15 minutter hver mandag morgen. Det fanger svindet og giver et reelt billede af hvilke retter der faktisk tjener penge.

Lønkørsel for unge og løsarbejdere

En restaurant har typisk tre typer ansatte: fastansatte, timelønnede og løsarbejdere som fritidsjob, rengøring efter lukketid og tilkald ved travlhed.

• Fastansatte: månedsløn, pension, feriepenge.
• Timelønnede: timeløn, feriepenge via FerieKonto, pension fra minimumsgrænsen er nået.
• Løsarbejdere: eIndkomst, løbende indberetning til SKAT. Skal på lønseddel, også hvis det kun er én aften.
• Unge under 18: maks 37 timer om ugen og maks 10 timer om dagen, uanset om det er ferie eller skoletid. Overholdes det ikke, risikerer du bøde og erstatning.

Kør det ikke manuelt. Danløn, Zenegy, Proløn eller e-conomics lønmodul klarer det automatisk, når de er sat rigtigt op fra start.

Hvilket regnskabsprogram

Lille café eller take-away med 1-2 ansatte: Dinero med POS-integration. Billigt, og det virker.

Middelstor restaurant med 5-15 ansatte eller catering ved siden af: e-conomic. Bedre rapportering og understøttelse af flere afdelinger og dimensioner.

Kæde med flere lokationer: Business Central. Stejl læringskurve, men det eneste der skalerer ordenligt.

Hvad koster det

En typisk restaurant med 3-8 ansatte ligger mellem 1.999 og 4.495 kr. om måneden. Kasse, moms, løn, årsregnskab og løbende sparring er inkluderet.