Digital bogføring er nu pligtigt: Er din virksomhed klar?

Driver du en enkeltmandsvirksomhed eller en forening med registreringspligtig omsætning over 300.000 kr., er der en dato, du skal have i kalenderen. Fra 1. januar 2026 er det lovpligtigt at bogføre i et godkendt digitalt system. Kravet gælder for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2026 eller senere.

Anden fase af den nye bogføringslov

Den nye bogføringslov rulles ud i faser. Første fase trådte i kraft 1. juli 2022 og dækkede lovens generelle bestemmelser. Nu er turen kommet til de øvrige virksomhedsformer. Erhvervsstyrelsen regner med, at cirka 118.000 virksomheder og foreninger bliver omfattet af pligten fra nytår 2026.

Hvem er omfattet af kravet?

Du er omfattet, hvis du driver en personligt ejet virksomhed (enkeltmandsvirksomhed), en forening eller lignende organisation, der ikke er underlagt årsregnskabslovens krav om at indsende årsrapport, og din registreringspligtige nettoomsætning overstiger 300.000 kr. om året i to på hinanden følgende regnskabsår. Er du under grænsen, gælder kravet ikke. Passerer du den to år i træk, gælder det fra næste regnskabsår.

Hvad kræver loven konkret?

Loven stiller tre krav til dig og dit bogføringssystem. Alle transaktioner skal registreres løbende i et digitalt system. Bilag og dokumentation skal gemmes digitalt i mindst fem år. Systemet skal desuden opfylde Erhvervsstyrelsens tekniske krav til funktionalitet og it-sikkerhed.

Godkendt standardsystem eller eget system

Du har to veje at gå. Den ene er at vælge et standardsystem, der er registreret og godkendt hos Erhvervsstyrelsen. Styrelsen vedligeholder en liste over godkendte systemer, og her er det systemleverandøren, der har ansvaret for at leve op til loven. Den anden mulighed er et egenudviklet eller ikke-registreret system. Så er det dig som virksomhedsejer, der skal sikre, at alle kravene er opfyldt. For de fleste enkeltmandsvirksomheder er et registreret standardsystem den enkleste løsning. Du kan også outsource bogføringen til en ekstern bogfører. I det tilfælde er det bogførerens ansvar at overholde reglerne, men du har stadig en god grund til at følge op på, at det faktisk sker.

Fem skridt frem mod 1. januar 2026

Her er fem konkrete ting at tage fat på:

1. Tjek din omsætning for 2024 og 2025. Har du haft over 300.000 kr. i nettoomsætning begge år, er du omfattet.

2. Find ud af, om dit nuværende bogføringsprogram allerede er registreret og godkendt. Mange populære regnskabsprogrammer er det.

3. Bruger du ikke et godkendt system, skal du skifte eller opgradere inden din første regnskabsperiode, der begynder 1. januar 2026 eller senere.

4. Sørg for, at alle bilag fremover gemmes digitalt og er knyttet til de relevante transaktioner i systemet.

5. Brug overgangen til at rydde op i dine bogføringsrutiner, så du starter det nye år med styr på tingene.

Hvad sker der, hvis du ikke overholder kravet?

Bogføringsloven giver Erhvervsstyrelsen mulighed for at reagere over for virksomheder, der ikke lever op til kravene. Det kan i yderste fald føre til bøder. Der er ingen formel overgangsperiode, så fristen er reel.

Hvorfor sker det overhovedet?

Den nye bogføringslov er ikke bureaukrati for bureaukratiets skyld. Formålet er at reducere administrative byrder på sigt, styrke datasikkerheden og gøre det nemmere at dele tal med myndigheder og samarbejdspartnere. Erhvervsstyrelsen vurderer, at digital bogføring på sigt vil spare danske virksomheder op til 3,5 milliarder kroner om året samlet set. Det er mere, end de fleste forestiller sig, når de hører ordet "lovkrav".