De mest almindelige løn-fejl, og hvordan du undgår dem

Løn er noget, medarbejderne regner med er rigtigt hver måned. Og alligevel er lønadministration et af de områder, hvor danske SMV'er oftest rammer ved siden af. Sjældent af ond vilje. Oftest fordi der er travlt, fordi overblikket mangler, eller fordi opsætningen i lønsystemet aldrig rigtigt blev kigget igennem. Resultatet kan blive bøder, krav om efterbetaling og en medarbejder, der pludselig opdager, at tallene ikke passer.

Forkert beregning af feriepenge

En af de hyppigste fejlkilder er selve beregningsgrundlaget for feriepenge. Reglerne er enkle nok på papiret: medarbejdere optjener 12,5 procent af lønnen i feriepenge. Problemerne opstår, når grundlaget ikke er sat korrekt op i lønsystemet, eller når tillæg og variable løndele inkluderes eller ekskluderes forkert. Funktionærer har desuden ret til ferietillæg på minimum 1 procent af den ferieberettigede årsløn, udbetalt enten ved feriens start eller periodiseret med maj- og augustlønnen. Mange overenskomster giver 1,5-2 procent. Udelades det, eller sættes det forkert op, opstår der et krav, som kan løbe i årevis.

Manglende eller forkert ATP-indberetning

ATP er obligatorisk for alle lønmodtagere, og bidraget for fuldtidsansatte er 297 kr. om måneden i 2026 (arbejdsgiver og medarbejder deler udgiften, fordelt med 2/3 til arbejdsgiver og 1/3 til medarbejder). Fejlen sker typisk, når ansatte registreres med forkert arbejdstid, eller når nye medarbejdere ikke indberettes korrekt fra første lønkørsel. Opdages det sent, kræver det retroaktiv indbetaling og korrektion for alle berørte perioder.

Sygedagpenge-refusion: fristen er ikke til forhandling

Betaler du løn under en medarbejders sygefravær, har du ret til refusion fra kommunen via NemRefusion. Fristen er en betingelse, ikke en anbefaling. Ansøgningen skal sendes til medarbejderens bopælskommune senest 5 uger efter første fraværsdag, og den absolutte frist for selve refusionskravet er 3 måneder fra samme dato. Overskrider du fristen, mister du retten til refusion fra det tidspunkt, fraværet burde have været indberettet. Ved overenskomstdækket sygeløn kan den maksimale sats udgøre op til 6.450,95 kr. om ugen (174,35 kr. x 37 timer). Det er ikke småpenge at tabe på en sen indberetning.

A-skat og AM-bidrag på godtgørelser og personalegoder

Skattefri kørselsgodtgørelse er skattefri, men kun hvis den holdes inden for Skattestyrelsens satser og bakkes op af en ordentlig kørselsregistrering. Satserne for 2026 er 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km og 2,28 kr. pr. km derover. Udbetales der mere end satserne tillader, eller mangler der dokumentation for den erhvervsmæssige kørsel, er det overskydende beløb skattepligtigt. Det samme gælder personalegoder: den skattefri bagatelgrænse er 7.600 kr. i 2026. Overskrides den, skal hele beløbet beskattes, ikke kun det der stikker ud. Den regel rammer hårdere end mange forventer.

Pensionsgrundlaget er sat forkert op

Pension beregnes typisk som en procent af lønnen, men hvilke løndele der indgår i grundlaget, varierer efter overenskomst og ansættelsesaftale. Variable tillæg, overtidsbetaling og bonusser kan enten være med eller ude. Lønsystemets opsætning afspejler ikke altid det aftalte, og fejlen gentager sig stille og roligt hver måned. Opdages den først ved fratrædelse eller en lønrevision, kan efterbetalingen løbe op i et pænt beløb.

Manglende registrering af fravær

Ferie, feriefridage og omsorgsdage skal registreres, ikke bare huskes. Mange SMV'er, særligt dem med funktionæransatte, løber ind i problemer, fordi afholdt ferie ikke er noteret løbende. Konsekvensen er, at der ved fratrædelse udbetales for meget i feriegodtgørelse, eller at ledelsen simpelthen ikke ved, hvor saldiene ligger. Et fraværsmodul i lønsystemet eller en fast registreringsrutine løser problemet.

5 konkrete ting du bør gøre nu

1. Gennemgå din lønopsætning en gang om året, gerne inden årsskiftet, og tjek at satser for ATP, ferietillæg og personalegoder er opdateret.

2. Sæt en fast procedure for sygemeldinger, så NemRefusion-ansøgningen altid sendes senest 5 uger efter første fraværsdag.

3. Tjek at kørselsgodtgørelse dokumenteres korrekt med dato, formål, start, slut og km. Mangler dokumentationen, er godtgørelsen skattepligtig.

4. Spørg din revisor eller lønbogholder om pensionsgrundlaget matcher det, der faktisk er aftalt med medarbejderne.

5. Indfør løbende registrering af ferie og fravær, så saldiene altid er opdaterede.

En velfungerende lønfunktion behøver ikke et stort team. Den kræver gode rutiner, opdaterede satser og en opsætning, der matcher virkeligheden. De fejl, der koster mest, er dem, der gentager sig lydløst i måneder, inden nogen opdager dem.