Hvad laver et bogføringsfirma? Komplet oversigt over opgaver og ydelser

Hos Digi-Tal fører vi bogføringen for 400+ små og mellemstore danske virksomheder. Det betyder, at vi hver måned ser de samme opgaver gå igen: bilag der skal bogføres, moms der skal afregnes, løn der skal køres, og fakturaer der skal sendes. Men spørger man en ejerleder, hvad et bogføringsfirma egentlig laver, får man typisk svaret "de tager sig af regnskabet". Det er rigtigt, men lidt for kort.

Her er en oversigt over, hvad vi konkret bruger tiden på, hvad det koster, og hvor forskellen ligger mellem en bogholder og en revisor. Skal du selv vurdere, om det kan betale sig at outsource, kan du springe ned i bunden og prøve vores gratis regnskabsanalyse.

Løbende bogføring og finansiel rapportering

Det er her, mest tid går. Hver måned bogfører vi typisk mellem 50 og 500 bilag pr. kunde, afhængigt af størrelse. En enkeltmandskonsulent ligger lavt, en webshop eller håndværker ligger højt. Bilag kommer ind via Dinero, e-conomic eller Billy, hvor banken er koblet direkte på, og vi matcher hver postering mod den rigtige konto i kontoplanen.

Når måneden er lukket, bygger systemet automatisk de tre rapporter, du som ejer faktisk kan handle på:

Resultatopgørelsen

Indtægter minus omkostninger i en valgt periode. Den fortæller dig, om du tjener penge, og hvor de bliver væk. Vi bruger den i månedlige check-ins med kunderne for at fange dyre overraskelser tidligt, f.eks. når et abonnement til et softwareværktøj er blevet tre gange dyrere end sidste år uden at nogen har lagt mærke til det.

Balancen

Et snapshot af, hvad du ejer og skylder lige nu. Aktiver på den ene side, gæld og egenkapital på den anden. Banken kigger på den, når du søger kassekredit. SKAT kigger på den ved kontroller. Og du selv burde kigge på den, før du tager et større udbytte ud af selskabet.

Likviditetsoversigten

Resultatet kan være flot, mens kassen er tom, og det sker oftere, end folk tror. Likviditetsoversigten viser, hvor pengene reelt går ind og ud. Vi opdager typisk et likviditetsproblem 60-90 dage før, kunden selv mærker det, fordi rykkere fra leverandører bliver synlige i tallene først.

Nøgletal og benchmarks

Bruttoavance, dækningsgrad, soliditet, likviditetsgrad. Tørt på papiret, men brugbart i praksis. Når vi sammenligner en håndværkers dækningsgrad med andre håndværkere i samme størrelse, finder vi som regel ud af, om der er penge at hente på materialeindkøb eller timepris. Et bogføringsfirma med data fra 400+ virksomheder kan trække den slags benchmarks ud. En intern bogholder kan ikke.

Moms, A-skat og indberetning til SKAT

Vi indberetter moms for samtlige af vores kunder, kvartalsvis eller halvårligt afhængigt af omsætning. For de fleste små virksomheder tager hver momsperiode 1-3 timer, hvis bogføringen er ajour. Hvis den ikke er, kan det nemt blive en hel dag, fordi vi skal jagte manglende bilag i indbakker og bankudtog.

De løbende skatteopgaver, vi håndterer for kunderne, omfatter:

• Momsangivelser hver kvartal eller hvert halvår, plus opsætning af omvendt betalingspligt for virksomheder, der handler med EU-leverandører.
• A-skat og AM-bidrag hver måned for ansatte, samt indberetning til eIndkomst.
• Selskabsskat og forskudsskat. Vi tjekker hvert kvartal, om de aconto-rater, SKAT har bedt om, passer med årets faktiske resultat. Sjusker man med det, ender man med restskat og renter.
• Indberetning af udbytte (B-indkomst), kørsel, repræsentation og frie goder. Det er de småposter, der altid bliver glemt.

Bliver virksomheden udtaget til momskontrol, er det også os, der trækker bilag, klargør dokumentation og taler med SKAT. Det sker sjældent, men når det sker, sparer det kunden for mange søvnløse nætter, at en ekstern bogholder har styr på arkivet.

Lønkørsel

Vi kører løn for kunder med alt fra én medarbejder (typisk ejeren selv) til 25+ ansatte. Lønnen kører automatisk i Danløn, Salary eller integreret direkte i e-conomic. For en typisk virksomhed med 3-5 ansatte tager hele månedens lønkørsel ca. 30-45 minutter, inklusive ferieafregning, pension og indberetning til eIndkomst.

Det, der reelt går tid på, er ikke selve lønberegningen, men edge-cases. Sygedagpenge skal genindkræves fra kommunen. Refusion af barsel skal søges. Feriepenge for fratrådte skal afregnes til Feriekonto. Nyansatte skal have ATP, pension og fagforeningstræk sat op korrekt fra dag ét. Det er den slags detaljer, der koster bøder eller dårlig stemning hos medarbejderne, hvis det glipper.

Vi opbevarer også ansættelseskontrakter, fastsætter kørselsgodtgørelse efter statens takster og holder styr på, om frie goder (telefon, internet, sundhedsforsikring) bliver beskattet rigtigt. Det er den slags, der sjældent bliver opdaget før en kontrol, men når det gør, bliver det dyrt.

Debitor- og kreditorstyring

Penge ind, penge ud. Lyder simpelt, men det er her, mange små virksomheder taber likviditet. Vi har set kunder, der havde 200.000 kr. stående i ubetalte fakturaer, fordi ingen havde sendt rykkere. Med simple automatiske rykkerflows i Dinero eller e-conomic kan vi typisk halvere debitordagene på et par måneder.

• Fakturering: udsendelse, opfølgning på OIO/EAN-fakturaer til offentlige kunder, og opsætning af betalingslinks (MobilePay, Stripe) så kunderne nemt kan betale med det samme.
• Rykkerprocedurer: automatisk rykker 1, 2 og 3, og overdragelse til inkasso, hvis det bliver nødvendigt.
• Leverandørbetalinger: vi klargør betalingsfiler hver uge, så ejeren bare skal godkende dem i Mobilbanken. Han slipper for at sidde og taste bankkonti.
• Likviditetsovervågning: ugentligt overblik over, hvad der står på kontoen nu, og hvad der skal ud de næste 30 dage.

Budget og finansiel sparring

De små virksomheder, vi arbejder med, har sjældent en CFO. Vi udfylder den rolle på deltid. Det betyder ikke fancy modeller, men et budget, der opdateres hvert kvartal, en kvartalssnak om hvorvidt virksomheden ligger over eller under, og et nøgternt råd, når ejeren overvejer at ansætte, leasinge en ny varevogn eller hæve et udbytte.

I praksis består budgetarbejdet af tre ting: opstilling af et realistisk budget baseret på sidste års tal, månedlig opfølgning på afvigelser, og prognoser når virksomheden står overfor en større beslutning. Det sidste er typisk det, der flytter mest, fordi en investering på 300.000 kr. ser meget anderledes ud, når man har en likviditetsprognose for de næste 12 måneder ved siden af.

Bogføringsfirma vs. revisor: hvad er forskellen?

Det her spørgsmål får vi ugentligt. Den korte version: en revisor laver én ting godt. Han reviderer årsregnskabet og lægger sit navn på det. Et bogføringsfirma laver alt det, der ligger 12 måneder før revisoren skal kigge på det. Bogføring, moms, løn, fakturering, daglig sparring.

Hos Digi-Tal laver vi begge dele. Vi fører bogføringen løbende og kører jeres årsregnskab, så I ikke skal lede efter en separat revisor. For langt de fleste små danske selskaber er det billigere og hurtigere end at have en bogholder ét sted og en revisor et andet, fordi vi sidder med tallene i forvejen, når årsregnskabet skal laves.

Hvis virksomheden er stor nok til at kræve revisionspligt (over visse grænser for omsætning, balance og medarbejdere), skal en statsautoriseret eller registreret revisor skrive under på regnskabet. Det er en lille minoritet af danske virksomheder. De fleste af vores kunder kan nøjes med en almindelig årsrapport uden revision.

Hvilke regnskabsprogrammer bruger man?

I Danmark er der tre store: Dinero, e-conomic og Billy. Vi arbejder i alle tre. Valget afhænger af, hvor kunden allerede er, og hvor mange bilag virksomheden har om måneden.

• Dinero passer godt til de mindste, altså enkeltmandsfirmaer og små selskaber med under 100 bilag om måneden. Det er nemt at sætte op, og banken kobles direkte på.
• e-conomic er det mest udbredte i mellemstore danske virksomheder. Flere integrationer, bedre lønmodul, mere fleksibel kontoplan. Vi har flest kunder her.
• Billy ligner Dinero. Også billigt og simpelt. Vi vælger ofte det, fordi appen er god, og kunderne gerne vil scanne bilag på farten.

Selve systemet er mindre vigtigt, end folk tror. Det vigtige er, at den, der sidder med bogføringen, kender systemet og kan opsætte automatiseringer: bankintegration, automatiske bilagsregler, faste posteringer. Det er der, timer reelt forsvinder.

Hvor mange timer sparer man typisk?

For en typisk lille dansk virksomhed med 1-5 ansatte ligger det interne bogføringsarbejde på 8-15 timer om måneden: bilag, momsangivelse, lønkørsel, fakturering. Hvis ejeren selv gør det, koster det reelt 30-40 timers irritation om måneden, fordi det altid bliver lagt til om aftenen eller i weekenden.

Vi koster fra 995 kr. om måneden for de mindste virksomheder. For en typisk lille selskabsvirksomhed med løn og kvartalsmoms ligger månedsprisen mellem 1.495 og 2.995 kr. Det er nogenlunde det, en intern bogholder koster i to dage. Forskellen er, at vi har 400+ kunder at trække erfaring fra, og at vi aldrig går på ferie samtidig.

Bør du outsource bogføringen?

Vores ærlige svar: hvis du bruger mere end fire timer om ugen på bogføring, er regnestykket næsten altid for outsourcing. Ikke fordi du ikke kan finde ud af det, men fordi tiden bedre bruges på at sælge, levere eller ansætte. En ekstern bogholder er også sværere at sige op end en intern, men også sværere at miste til barsel, opsigelse eller sygemelding.

Hvis du vil vide, hvad det konkret ville koste at lægge din bogføring over til os, kan du tage vores gratis regnskabsanalyse på digi-tal.dk/regnskabsanalyse. Du indtaster dit CVR, vi trækker offentlige tal og giver dig et konkret estimat baseret på, hvad lignende virksomheder i din størrelse betaler hos os. Det tager fem minutter.