Bogføring for hoteller og B&B

Et hotel har mindst tre indtægtsstrømme samtidig. Overnatning med 25 % moms, restauration med 25 % moms og tillægssalg som konference, spa og events. Læg Booking, Airbnb, udenlandske gæster og sæsondrift ovenpå, og du har en bogføring, der skal kunne splitte præcist hver eneste dag.

Vi bogfører for hoteller med 15-80 værelser, B&B'er, feriehusudlejere og boutique-koncepter.

Moms på overnatning

Overnatning er 25 % moms. Ingen reduceret sats i Danmark, modsat Tyskland og Sverige, hvor satsen er lavere.

Firmagæster og konferencedeltagere kan fradrage momsen som ved andre erhvervskøb. Privatgæster betaler den.

For udenlandske gæster er momsen stadig 25 %. De kan få den refunderet ved udrejse, hvis de køber tax-free, men det gælder sjældent selve overnatningen, mest varer. Tjek din kasseopsætning.

Restauration og konferencepakker

Morgenmad, middag, konferencepakker. Alt er momspligtig omsætning, men det skal skilles fra overnatningen i bogføringen. Ellers ved du ikke, hvor du tjener pengene, og hvor du subsidierer.

Tag en konferencepakke på 2.400 kr. inkl. moms. Den kan indeholde overnatning 1.200, morgenmad 150, middag 400, mødelokale 400, kaffe 50 og frugt 50. Hver post ligger forskelligt i bogføringen, servering mod take-away, mad mod lokaleleje.

Vi opsætter pakkematrixen i PMS'et, Protel, Mews eller Clock, så dagsrapporten splitter automatisk. Alternativet er at sidde med et regneark og fordele manuelt hver uge, og det holder ingen til i længden.

Airbnb og online-portaler

Booking.com, Expedia, Airbnb, Hotels.com. Alle afregner på forskellige tidsrum og med forskellige kommissionsmodeller.

Booking.com tager typisk 15 % kommission og afregner månedligt. Airbnb holder beløbet indtil 24 timer efter indtjek og afregner ugentligt. Hver portal har sit eget bogføringsflow, og det skal sættes op én gang, så du ikke skal ramme det manuelt hver måned.

Kommissionen er en momspligtig udgift. Booking fakturerer fra Irland, så det kører som omvendt betalingspligt. Du afregner selv momsen til SKAT og fradrager den igen på samme rubrik. Sættes det skævt op, står du med et momsbeløb, du ikke har fået fradrag for.

Sæsondrift og likviditet

Et strandhotel kan tjene 80 % af årsomsætningen i juni-august. Byhoteller er mere jævnt fordelt. For sæsondrevne hoteller skal forudbetalinger fra gæster periodiseres, ellers ligger hele sommeromsætningen i den måned, folk booker.

Tag et eksempel. En gæst booker i marts, betaler 3.000 kr. i deposit. Opholdet er i juli. Det deposit skal ligge som forpligtelse på passivsiden frem til opholdet og først indregnes som omsætning i juli.

Vi periodiserer det løbende, så din månedsrapport matcher den faktiske drift, og du ikke pludselig står med et kæmpe overskud i booking-måneden og et tab i den måned, gæsterne rent faktisk kommer.

Personale

Hotel- og Restaurationsbranchens overenskomst mellem HORESTA og 3F er standard. Sæsonmedarbejdere, studerende og fastansatte har hver deres regler og skatteklasser, og det er nemt at ramme forkert, hvis man ikke har en lønkørsel, der er sat op til det.

Drikkepenge følger samme regler som i restaurationsbranchen. Går de gennem hotellets konto, er de løn med A-skat, AM-bidrag og feriepenge. Går de direkte til personalet, er de privat indkomst.

Hvilket regnskabsprogram

Mindre B&B med 2-8 værelser: Dinero med booking-integration.

Middelstort hotel med 15-50 værelser: e-conomic med afdelingsbogføring for overnatning, restauration og tillæg.

Større hotel eller kæde: Business Central eller en brancheløsning.

Hvad koster det

Et mindre B&B ligger på 2.495-3.495 kr. om måneden. Et middelstort hotel med 20-50 værelser ligger på 3.495-4.995 kr., alt inkluderet.