Bogføring for webbureauer og reklamebureauer

Et webbureau eller reklamebureau lever af to tal. Hvor mange timer fakturerer vi, og hvor mange timer kostede vi. Kan din bogføring ikke svare på det i realtid, flyver du i blinde. Så sidder du og undrer dig over, hvorfor I har omsat 8 mio. kr. og alligevel kun har 300.000 kr. på kontoen.

Vi bogfører for bureauer med alt fra 3 til 30 ansatte. De samme fejl dukker op igen og igen.

Projektregnskab

Hver kunde og hvert projekt er et profit center. Omsætning trækkes ind. Interne timer trækkes ud. Freelance-underleverandører trækkes ud. Software-licenser trækkes ud, fordelt på de projekter der rent faktisk bruger dem.

Det giver et overskud per projekt. Uden den opdeling kan du ikke se, hvilke kunder der koster dig mere end de giver. Og der er næsten altid 2-3 kunder per bureau der gør præcis det. De har bare aldrig set det sort på hvidt.

Det første vi gør, når vi overtager et bureau: vi opretter én dimension per kunde. Hver omkostning får en dimensionsmarkering. Hver time registreres med kundens tag. Pludselig kan du se, at kunde A giver 38 % margin og kunde B giver 3 %.

Timeregistrering

Harvest, Toggl, Teamwork, Clockify. De integrerer alle med Dinero, Billy eller e-conomic. Uden timeregistrering er projektregnskabet ubrugeligt.

Vi insisterer på, at alle ansatte registrerer alle timer, også de ikke-fakturerbare: interne møder, administration, oplæring. Ellers er utilizeringsgraden et kvalificeret gæt, og I kan ikke se, hvor meget overkapacitet I egentlig sidder med.

Freelance-underleverandører

En stor del af et bureaus omkostninger går til freelancere. En UX-designer til ét projekt. En tekstforfatter. En udvikler i Polen.

Alle freelance-fakturaer skal tagges med det kunde-projekt, de vedrører. Lander de bare under generelle driftsudgifter, bliver projektregnskabet misvisende, og du mister overblikket over, hvad projektet reelt koster.

Udenlandske freelancere, både EU og tredjelande, skal håndteres med omvendt betalingspligt på B2B-køb. Har du ikke det sat op, risikerer du efterbetaling til SKAT og bøde oveni.

SaaS og periodisering

Sælger du hosting eller SaaS-løsninger til kunder (white-label Webflow, Cludo, custom CMS), er det momspligtige ydelser. Abonnementer faktureres ofte helårligt, men omsætningen skal periodiseres.

Konkret eksempel: en kunde betaler 12.000 kr. for 12 måneders Webflow-hosting på én gang. Du må ikke bogføre hele beløbet som omsætning i måned 1. Det skal periodiseres til 1.000 kr. pr. måned over 12 måneder. Gør du det ikke, ser dit P&L helt skævt ud.

Indtjeningsmodeller

Tre modeller, tre forskellige bogføringsflows:

• Timeafregning: fakturér månedligt efter registrerede timer. Omsætningen er de fakturerede timer.
• Abonnement: periodisering. Omsætningen fordeles jævnt over aftaleperioden.
• Fast pris: Work in progress (WIP). Omsætningen indregnes efter færdiggørelsesprocent. Det medfører skattemæssige valg, du skal tage stilling til ved regnskabsårets afslutning.

Hvornår skal I skifte regnskabsprogram?

Et bureau med 3-5 ansatte kører fint i Dinero plus Harvest. 6-12 ansatte: skift til e-conomic med projektdimensioner. 15+ ansatte: Business Central eller lignende ERP.

Tegn på at I er ved at vokse ud af Dinero: manuel periodisering tager over 4 timer om måneden, projekt-rapporter laves i Excel uden for systemet, eller I har mere end 20 samtidige aktive kundeprojekter.

Hvad koster det

3-5 ansatte, Dinero plus Harvest: 1.495-2.495 kr. om måneden.

6-12 ansatte, e-conomic med projektdimensioner: 2.495-3.495 kr. om måneden.

Moms, løn, periodisering og årsregnskab er inkluderet.