Freelance bogholder: 10 ting du skal tjekke før du ansætter

Sådan vælger du den rigtige freelance bogholder

Hver måned skifter mellem 5 og 10 virksomheder over til os fra en freelance bogholder eller en anden ekstern bogholder. Mønsteret er stort set det samme: bogholderen blev syg, gik på barsel, holdt sommerferie i tre uger midt i momsindberetningen, eller stoppede pludseligt. Nogle gange er det prisen, der er problemet. Andre gange er det kvaliteten. Inden du underskriver en aftale om freelance bogføring, er der 10 ting, du bør tjekke. Vi har lavet listen ud fra de fejl, vi ser i overdragelser hver eneste måned.

1. Erfaring i din branche, ikke bare "bogføring generelt"

En freelance bogholder, der har lavet bogføring for hoteller, kan godt være helt grøn på e-handel med Shopify, Stripe-gebyrer og OSS-moms. Spørg konkret: Har du andre kunder, der ligner mig? Hvor mange? Hvor længe? Tjek Trustpilot og bed om referencer fra to nuværende kunder. Ring til dem. Det tager 10 minutter og sparer dig potentielt for et halvt års rod.

2. Pris, og hvad der ligger under markedsprisen

En freelance bogholder ligger typisk mellem 250 og 450 kr/t. Ser du tilbud på 150 eller 175 kr/t, er der næsten altid en grund: personen er nybegynder, bor i udlandet og er ikke fortrolig med dansk skattelovgivning, eller skærer hjørner på kontrol og afstemning. En enkeltmandsvirksomhed med 20 til 40 bilag om måneden bruger typisk 3 til 8 timer hos en bogholder. Det giver en månedlig regning på 750 til 3.600 kr. Det er det tal, du skal sammenligne med, ikke en timepris.

3. Hvad sker der, når bogholderen er syg eller på ferie?

Det her er den vigtigste grund til, at folk skifter væk fra freelancere. Spørg direkte: Hvem laver min momsindberetning, hvis du brækker benet 3 dage før fristen? Hvis svaret er "så får jeg en kollega til at hjælpe", så bed om at få den kollega introduceret. Hvis svaret er "så får du besked, og vi finder ud af det", så ved du, at du står alene de tre dage. I et bogføringsfirma som vores er der altid en kollega, der kan tage over inden for samme dag, fordi alle kunder ligger i samme system, og vi har overlap i, hvem der kender hvilke kunder.

4. Forsikring og dækning hvis der laves en fejl

En bogføringsfejl kan koste dig dyrt. Glemte momsindberetninger, forkerte fradrag og fejlagtige lønopgørelser bliver hurtigt regninger på 10.000 til 50.000 kr. i renter, bøder eller skatterestancer. Spørg din freelance bogholder: Har du en erhvervsansvarsforsikring, og hvad er dækningssummen? Mange freelancere har ingen, eller kun en på 250.000 kr., som ikke er nok, hvis det går galt med en lønkørsel for 12 medarbejdere.

5. Hvilke systemer arbejder de i?

Mange freelancere er specialister i ét bogføringsprogram, typisk e-conomic eller Dinero. Det er fint, så længe det er det program, du vil bruge. Problemet opstår, når du vokser ud af Dinero og vil over på e-conomic, og din bogholder ikke kender den nye platform. Spørg: Hvilke regnskabsprogrammer kan du arbejde i? Hvilke integrationer har du sat op før? Et godt svar nævner mindst Dinero, e-conomic, Billy og gerne Stripe, Shopify eller PSD2-bankintegration.

6. Hvor hurtigt svarer de?

Freelancere har ofte 10 til 25 kunder ved siden af et andet job, og det betyder, at de typisk svarer i klumper: fredag eftermiddag eller søndag aften. Det er ikke nødvendigvis et problem, men afstem forventninger inden du starter. Hvor lang er svartiden på en mail? Et døgn? Tre dage? Hvad gør jeg, hvis jeg har en akut moms-deadline om to dage? Skriv det ind i kontrakten.

7. Fortrolighed og GDPR. Hvor ligger dine data?

En freelance bogholder skal som databehandler underskrive en databehandleraftale med dig som dataansvarlig. Det er et krav under GDPR. Spørg konkret: Hvor opbevarer du mine bilag? På din egen computer? I Dropbox? Et bilag med kreditkortoplysninger, der ligger på en privat MacBook uden diskkryptering, er en GDPR-overtrædelse, der kan koste dig som virksomhed bøder.

8. Hvem rådgiver, når du har et skattespørgsmål?

En bogholder må og skal bogføre. Men når du spørger "kan jeg trække min bil fra som blandet benyttet eller fri bil?", så er det skatteret. De fleste freelance bogholdere er ikke uddannet i skat og henviser dig videre. Hos os har vi en revisor med kontorfællesskab, som kunderne kan trække på, når spørgsmålet skifter fra bogføring til skat. Spørg: Hvem ringer jeg til, når jeg står med en skatteknibe, du ikke kan svare på?

9. Kontrakt og opsigelsesvarsel

Læs kontrakten. Står der 3 måneders opsigelse fra din side, men løbende fra deres? Det er et rødt flag. Står der, at materialet (bilag, råbalancer, kontoplaner) udleveres ved opsigelse, eller "mod gebyr"? Vi har set freelancere kræve 5.000 til 15.000 kr. for at udlevere SAF-T-fil eller råbalance ved opsigelse. Det er ikke ulovligt, men det er heller ikke fair. Et bogføringsfirma, der lever af tillid, gør det aldrig.

10. Den uærlige sammenligning: freelance vs bogføringsfirma

For den samme pris (2.000 til 3.500 kr/md for en lille virksomhed) får du to forskellige produkter. En freelance bogholder giver dig én person, ét system, ingen backup, ingen skatterådgivning og typisk svar i klumper. Et bogføringsfirma som vores giver dig et team på 3 til 5 personer på din konto, fast bogholder plus backup, månedligt review, skattesparring inkluderet og typisk svar inden for 4 timer i hverdagen. Den freelance bogholder er stadig det rigtige valg for mange, men kun hvis du ved, hvad du fravælger.

Hvornår er freelance det rigtige valg?

En god freelance bogholder er guld værd, hvis omstændighederne passer. Du driver en enkeltmandsvirksomhed med 5 til 15 bilag om måneden, du har simpel moms uden EU-handel, du er klar over, at du står alene de tre uger din bogholder er på sommerferie, og prisen er din primære faktor. I det tilfælde betaler du mindre end hos et bogføringsfirma. Det skifter, så snart du vokser ud af de rammer. Når omsætningen rammer omkring en million om året, hvis du får ansatte, eller hvis du sælger internationalt, så får du brug for et team i ryggen, ikke en enkelt freelancer.

De røde flag, vi ser oftest

Når vi overtager bogføring fra en freelance bogholder, ser vi det samme igen og igen: timeprisen var under 200 kr/t, der manglede bilag i 30 til 40 % af posteringerne, momsen var indberettet uden afstemning mod kontoudtoget, og der var ingen databehandleraftale. Listen er kort, men dyr. Undgå de fire ting, og du har sorteret 80 % af problemerne fra.

Er du i tvivl om, hvad du betaler for hos din nuværende bogholder, eller står du foran at vælge mellem freelance og bogføringsfirma? Vi tilbyder en gratis regnskabsanalyse, hvor vi gennemgår din bogføring og fortæller dig, hvor du blødder, uden forpligtelse. Du kan også læse mere om vores løbende bogføring eller ringe på +45 70 60 42 82.