Freelance bogholder: 10 ting du skal tjekke før du ansætter

Sådan vælger du den rigtige freelance bogholder

Mellem 5 og 10 virksomheder skifter til os hver måned fra en freelance bogholder eller en anden ekstern bogholder. Mønstret er næsten altid det samme: bogholderen blev syg, gik på barsel, holdt tre ugers sommerferie midt i momsindberetningen eller stoppede pludseligt. Nogle gange handler det om prisen, andre gange om kvaliteten. Inden du skriver under på en aftale om freelance bogføring, er der 10 ting, du bør tjekke. Listen bygger på de fejl, vi ser ved overdragelser måned efter måned.

1. Erfaring i din branche, ikke bare "bogføring generelt"

En freelance bogholder med hotelerfaring kan sagtens være helt blank på e-handel med Shopify, Stripe-gebyrer og OSS-moms. Spørg konkret: Har du andre kunder, der ligner mig? Hvor mange? Hvor længe? Tjek Trustpilot og bed om referencer fra to nuværende kunder. Ring til dem. Det tager 10 minutter og kan spare dig for et halvt års rod.

2. Pris, og hvad der gemmer sig under markedsprisen

En freelance bogholder ligger typisk mellem 250 og 450 kr/t som junior og 450 til 900 kr/t som erfaren eller autoriseret (ekskl. moms). Specialiserede bogføringskonsulenter ligger typisk på 450 til 900 kr/t, mens senior controller/outsourced CFO kan lande på 900 til 1.800+ kr/t og partnerniveau på 1.200 til 2.500+ kr/t (ekskl. moms). Ser du tilbud på 150 eller 175 kr/t, er der næsten altid en forklaring: personen er nybegynder, bor i udlandet og kender ikke dansk skattelovgivning, eller skærer hjørner på kontrol og afstemning. En enkeltmandsvirksomhed med 20 til 40 bilag om måneden bruger typisk 1,5 til 2,5 timer ved 20 bilag og 2,5 til 4 timer ved 40 bilag med moderat digitalisering, op til 4 til 8 timer ved manuel bogføring og helt ned til 0,5 til 2 timer ved høj automatisering. Det er den samlede månedlige regning, du skal sammenligne, ikke timeprisen alene.

3. Hvad sker der, når bogholderen er syg eller på ferie?

Det er den hyppigste årsag til, at folk skifter væk fra freelancere. Spørg direkte: Hvem laver min momsindberetning, hvis du brækker benet tre dage før fristen? Svarer de "en kollega hjælper", så bed om at få den kollega introduceret nu. Svarer de "du får besked, og vi finder ud af det", ved du, at du reelt står alene de tre dage. Hos os kan en kollega overtage inden for samme dag, fordi alle kunder ligger i samme system og vi har overlap i, hvem der kender hvilke kunder.

4. Forsikring og dækning hvis der laves en fejl

En bogføringsfejl kan koste dig dyrt. Glemte momsindberetninger, forkerte fradrag og fejlagtige lønopgørelser ender hurtigt som regninger på 10.000 til 50.000 kr. i renter, bøder eller skatterestancer. Spørg din freelance bogholder: Har du en erhvervsansvarsforsikring, og hvad er dækningssummen? Mange freelancere har ingen, eller kun en på 250.000 kr., og det rækker sjældent, hvis det går galt med en lønkørsel for 12 medarbejdere.

5. Hvilke systemer arbejder de i?

Mange freelancere er specialister i ét bogføringsprogram, typisk e-conomic eller Dinero. Det er fint, så længe det er det program, du vil bruge. Problemet opstår, når du vokser ud af Dinero og vil over på e-conomic, og din bogholder ikke kender den nye platform. Spørg: Hvilke regnskabsprogrammer kan du arbejde i? Hvilke integrationer har du sat op før? Et godt svar nævner mindst Dinero, e-conomic, Billy og gerne Stripe, Shopify eller PSD2-bankintegration.

6. Hvor hurtigt svarer de?

Freelancere har ofte 10 til 25 kunder ved siden af et andet job og svarer derfor tit i klumper: fredag eftermiddag eller søndag aften. Det er ikke nødvendigvis et problem, men afstem forventningerne inden du starter. Hvad er svartiden på en mail? Et døgn? Tre dage? Hvad gør du, hvis du har en akut momsdeadline om to dage? Skriv det ind i kontrakten.

7. Fortrolighed og GDPR: Hvor ligger dine data?

En freelance bogholder skal som databehandler underskrive en databehandleraftale med dig som dataansvarlig. Det er et krav under GDPR. Spørg konkret: Hvor opbevarer du mine bilag? På din egen computer? I Dropbox? Et bilag med kreditkortoplysninger, der ligger på en privat MacBook uden diskkryptering, er en GDPR-overtrædelse og kan udløse bøder til dig.

8. Hvem rådgiver, når du har et skattespørgsmål?

En bogholder bogfører. Men når du spørger "kan jeg trække min bil fra som blandet benyttet eller fri bil?", er vi inde i skatteret. De fleste freelance bogholdere er ikke uddannet i skat og sender dig videre. Hos os sidder en revisor i kontorfællesskab, som kunderne kan trække på, når spørgsmålet skifter fra bogføring til skat. Spørg: Hvem ringer jeg til, når jeg sidder med en skatteknibe, du ikke kan svare på?

9. Kontrakt og opsigelsesvarsel

Læs kontrakten. Står der 3 måneders opsigelse fra din side, men løbende fra deres? Det er et rødt flag. Står der, at dine materialer (bilag, råbalancer, kontoplaner) udleveres ved opsigelse, eller "mod gebyr"? Vi har set freelancere kræve 5.000 til 15.000 kr. for at udlevere en SAF-T-fil eller råbalance. Det er ikke ulovligt, men det er heller ikke rimeligt. Et bogføringsfirma, der lever af tillid, gør det ikke.

10. Den ærlige sammenligning: freelance vs. bogføringsfirma

For den samme pris (2.000 til 3.500 kr/md for en lille virksomhed) får du to ret forskellige produkter. En freelance bogholder giver dig én person, ét system, ingen backup, ingen skatterådgivning og svar i klumper. Et bogføringsfirma som vores giver dig et team på 3 til 5 personer på din konto, fast bogholder med backup, månedligt review, skattesparring inkluderet og typisk svar inden for 4 timer på hverdage. Freelanceren er stadig det rigtige valg for mange, men kun hvis du ved præcis, hvad du siger fra til.

Hvornår er freelance det rigtige valg?

En god freelance bogholder er guld værd, hvis rammerne passer. Du driver en enkeltmandsvirksomhed med 5 til 15 bilag om måneden, du har simpel moms uden EU-handel, du er indforstået med at stå alene de tre uger din bogholder er på sommerferie, og prisen vejer tungt. Så betaler du mindre end hos et bogføringsfirma. Det ændrer sig, så snart du vokser ud af de rammer. Nærmer omsætningen sig en million om året, får du ansatte, eller begynder du at sælge internationalt, har du brug for et team i ryggen. Har du et kortvarigt hul der skal dækkes, er en interim bogholder mere oplagt end en freelance bogholder. Freelancere arbejder løbende. Interim starter og slutter på en aftalt dato.

De røde flag, vi ser oftest

Når vi overtager bogføring fra en freelance bogholder, ser vi det samme igen og igen: timeprisen var under 200 kr/t, der manglede bilag i 30 til 40 % af posteringerne, momsen var indberettet uden afstemning mod kontoudtoget, og der lå ingen databehandleraftale. Fire ting, men de er dyre. Hold dem for øje, og du har sorteret langt de fleste problemer fra.

Er du i tvivl om, hvad du betaler for hos din nuværende bogholder, eller vejer du freelance op mod bogføringsfirma? Vi tilbyder en gratis regnskabsanalyse, hvor vi gennemgår din bogføring og fortæller dig præcis, hvor det halter, uden forpligtelse. Du kan også læse mere om vores løbende bogføring eller ringe på +45 70 60 42 82.