Indberet løn til eIndkomst: frister, fremgangsmåde og de fejl der koster

Hver gang du udbetaler løn, skal Skattestyrelsen have besked. Det sker i eIndkomst, registret hvor al A-indkomst i Danmark samles. Årsopgørelsen, dagpenge, boligstøtte og SU regnes ud fra tallene der. En forkert eller manglende indberetning rammer derfor medarbejderen direkte, og den rammer dig med gebyr og en foreløbig fastsættelse.

Hvad skal indberettes?

For hver medarbejder og hver lønperiode skal du indberette den A-indkomst der er udbetalt, den A-skat og det AM-bidrag der er indeholdt, ATP-bidraget, feriepenge og feriegodtgørelse, pensionsbidrag, skattepligtige personalegoder som fri telefon eller fri bil, og lønperiodens start og slut. Indberetningen skal have medarbejderens CPR-nummer og din virksomheds CVR- eller SE-nummer. Skattefri kørselsgodtgørelse og udlæg indberettes også, men i egne felter, så de ikke bliver beskattet.

Fristerne: den 10. eller sidste bankdag

Skattestyrelsen deler arbejdsgivere i to grupper. Små og mellemstore virksomheder, med et samlet AM-bidrag under 250.000 kr. og en samlet A-skat under 1 mio. kr., indberetter og betaler senest den 10. i måneden efter lønperioden. Løn for september indberettes altså senest den 10. oktober. December-lønnen er undtagelsen, for der er fristen den 17. januar. Store virksomheder, altså dem der overskrider én af de to grænser, indberetter og betaler senest den sidste bankdag i den måned, lønnen vedrører. Falder en frist på en lørdag, søndag eller helligdag, rykker den til den førstkommende bankdag. Grænserne måles over en 12-måneders periode fra 1. oktober til 30. september, og Skattestyrelsen bruger den til at afgøre, hvordan du er registreret året efter. En virksomhed der vokser, kan derfor rykke fra den ene gruppe til den anden.

Betalingen sker via virksomhedens skattekonto. Beløbet skal stå på kontoen senest på fristdagen. Det er ikke nok at have sendt det afsted. Har du en bank med lang overførselstid, så overfør et par dage før.

Sådan indberetter du: lønsystem eller TastSelv Erhverv

Næsten alle bruger et lønsystem, og det indberetter automatisk, når lønnen godkendes. Danløn, Salary, Zenegy og DataLøn sender alle direkte til eIndkomst og henter samtidig medarbejdernes eSkattekort, så trækprocent og fradrag er de aktuelle. Den manuelle vej er TastSelv Erhverv på skat.dk, hvor du taster hver medarbejder og hvert felt selv. Det kan lade sig gøre med én eller to ansatte, men fejlraten er høj, og der er ingen kontrol af, om tallene hænger sammen. Vi har sammenlignet systemerne i guiden til danske lønsystemer.

Hvad sker der, hvis du indberetter for sent?

Mangler indberetningen ved fristen, kan Skattestyrelsen fastsætte A-skat og AM-bidrag foreløbigt ud fra tidligere perioder og opkræve et gebyr for det. Sker det i fire afregningsperioder i træk, kan Skattestyrelsen inddrage virksomhedens registrering. Den foreløbige fastsættelse forsvinder ikke af sig selv. Du skal indberette det rigtige, og du kan blive opkrævet renter af det, der blev betalt for sent. Medarbejderen kan samtidig opleve, at lønnen mangler i skattemappen og i grundlaget for dagpenge eller boligstøtte. Betaler du til tiden, men indberetter for sent, er problemet det samme, for det er indberetningen, Skattestyrelsen måler på.

De fejl, vi oftest retter

Lønperioden er forkert, så en 14-dages løn indberettes på en måned, den ikke hører til. En fratrådt medarbejder får ikke sin sidste feriegodtgørelse indberettet. Fri telefon mangler som personalegode. Skattefri kørsel står i et A-indkomstfelt og bliver beskattet. En ny medarbejder køres på bikort eller uden skattekort, fordi eSkattekortet ikke blev hentet. Eller lønnen er kørt, men ingen trykkede godkend, så indberetningen aldrig blev sendt. Kontrollér eIndkomst-kvitteringen efter hver lønkørsel, så fanger du dem alle sammen.

Afstemning én gang om året

I januar skal årets indberetninger til eIndkomst afstemmes mod det, der er udbetalt og bogført. Reguleringer af A-indkomst efter den 15. februar i året efter indkomståret må ikke indeholde A-skat og AM-bidrag, så forskellen ender i stedet på medarbejderens årsopgørelse. Egentlige fejlrettelser er undtaget fra den regel. Det er ved afstemningen, forskelle mellem lønsystem og regnskab dukker op, og de er lettere at rette, før medarbejdernes årsopgørelser er dannet. Kører løn og bogføring samme sted, er der færre forskelle at finde.

Vil du slippe for at tænke på det?

Når vi kører din lønadministration, indberetter vi til eIndkomst hver måned og kontrollerer kvitteringen bagefter. I januar afstemmer vi året. Du hører fra os, hvis der mangler noget, ikke fra Skattestyrelsen. Book en gratis regnskabsanalyse, så ser vi på jeres løn og bogføring sammen.