Hvad koster lønadministration? Priser på outsourcing, lønsystem og egen lønbogholder

Prisen på lønadministration afhænger af én ting mere end noget andet: hvem der laver arbejdet. Selve lønsystemet er billigt. Det dyre er tiden og ansvaret for, at tallene er rigtige. De fleste mindre virksomheder vælger mellem tre modeller, og forskellen mellem dem er større end prisen på softwaren antyder.

Model 1: du kører selv lønnen i et lønsystem

Systemerne tæller pr. lønseddel. Salary koster 24 kr. pr. lønseddel på Basic og 39 kr. på Premium, og har en gratis plan til én lønseddel om måneden. Zenegy koster 27 kr. pr. lønseddel plus 100 kr. om måneden i abonnement. Danløn koster 27 kr. pr. lønseddel og har intet abonnement. DataLøn koster 25 kr. pr. lønseddel, men lægger et abonnement oveni, der starter ved 153 kr. om måneden og stiger med antallet af ansatte. Med fem ansatte betaler du 120 til 235 kr. om måneden hos Salary, Danløn og Zenegy, mens DataLøn lander omkring 437 kr., fordi abonnementet tæller med. Vi har sat systemerne op mod hinanden i sammenligningen af danske lønsystemer. Alle priserne er uden moms.

Det er ikke dyrt. Men prisen på systemet er ikke prisen på lønadministrationen. Nogen skal samle timer, oprette medarbejdere, kontrollere lønsedlerne, indberette til eIndkomst inden fristen og rette det, der gik galt. For en virksomhed med fem til ti ansatte er det efter vores erfaring to til fire timer om måneden, når alt går glat, og en hel dag, når nogen stopper midt i måneden, eller Skattestyrelsen sender et brev. Regn dine egne timer til det, du kunne have faktureret dem for. Hos en håndværksmester til 500 kr. i timen er fire timer 2.000 kr. Softwaren koster en brøkdel af det.

Model 2: du outsourcer lønnen

Hos Digi-Tal koster outsourcing af løn fra 150 kr. ekskl. moms pr. lønseddel. I prisen ligger lønsystemet, selve lønkørslen, indberetning til eIndkomst, feriepenge, ATP og pension, og at lønnen bogføres i dit regnskab. Fem månedslønnede koster 750 kr. om måneden. Ti koster 1.500 kr. Har du timelønnede med 14-dages løn, giver de 26 lønsedler om året, altså typisk to om måneden og tre et par gange om året. Den lette variant, hvor du sender timer og ændringer, og vi kører, kalder vi lønservice, og den koster det samme pr. lønseddel.

Prisen pr. lønseddel er højere end softwaren alene, og det skal den være, for den dækker de timer, du ellers selv bruger. Regnestykket vender, når du sætter dine egne timer ind: fem ansatte til 750 kr. om måneden mod softwaren til 120 til 235 kr. plus dine tre timer. Prisforskellen er 515 til 630 kr. for at slippe for arbejdet og ansvaret. De fleste af vores lønkunder ligger mellem 3 og 15 ansatte, og det er dem, regnestykket passer bedst for.

Model 3: du ansætter en lønbogholder

En bogholder koster 37.000 til 52.000 kr. om måneden målt på samlet fortjeneste, og medianen er 44.029 kr. Tallet kommer fra Danmarks Statistiks lønstatistik og indeholder allerede pension og tillæg, så det skal ikke lægges oveni. Til gengæld kommer en arbejdsplads, udstyr og tiden til at rekruttere og lære op. Det giver mening, når lønnen er et fuldtidsjob, fra omkring 50 til 100 ansatte og opefter, eller når den samme person også laver bogføring, debitorstyring, moms og rapportering. For 5 til 30 ansatte er lønnen få timer om måneden, og så betaler du en fuld stilling for en lille opgave. Derfor vælger de fleste i den størrelse en ekstern lønbogholder i stedet.

Regnestykket for tre typiske virksomheder

Konsulenthuset med tre fastlønnede betaler 72 til 181 kr. om måneden for softwaren og 450 kr. for at lade os køre lønnen. De 270 til 380 kr. i forskel dækker to timers arbejde og ansvaret for eIndkomst. Mange i den størrelse gør det selv, indtil første gang en indberetning glipper.

Tømrermesteren har otte svende på 14-dages løn og to lærlinge. Ti personer gange 26 lønkørsler om året giver omkring 22 lønsedler om måneden med timer, overarbejde, kørsel og overenskomstens satser. Softwaren koster 530 til 700 kr., outsourcing 3.250 kr. Til gengæld er arbejdet nu fem til otte timer om måneden for mesteren eller kontoret, og fejlene bliver dyre, fordi svendene opdager dem samme dag. Her vinder outsourcing på tid, og som regel også på kroner.

Vækstvirksomheden med 25 fastlønnede betaler 3.750 kr. om måneden for outsourcing. En ansat lønbogholder koster cirka ti til fjorten gange så meget, men laver også andet end løn. Spørgsmålet er, om der er et fuldt job i økonomi. Er der ikke, er outsourcing af løn plus ekstern bogføring stadig billigere end en ansættelse.

Det, prisen sjældent viser

En for sen indberetning til eIndkomst giver ikke bare et brev. Skattestyrelsen kan fastsætte A-skat og AM-bidrag foreløbigt og opkræve et gebyr for det, før der overhovedet er taget stilling til, om beløbet er rigtigt. Betaler du for sent, løber der også en månedlig rente på. Regner du feriepengene forkert ved en fratrædelse, ender det som en sag med en tidligere medarbejder, og en glemt pensionsindbetaling skal efterbetales med det samme. Ingen af de poster står på prislisten for et lønsystem, og det er dem, du betaler en leverandør for at holde styr på.

Løn og bogføring samlet

Kører vi både løn og bogføring, bogføres lønnen automatisk, og du har én leverandør. Den samlede pris for bogføring, moms og årsregnskab kan du regne ud på prissiden. Vil du have et konkret tal for jeres løn, så book en gratis regnskabsanalyse, så regner vi det igennem sammen.